Электронные трудовые книжки: что нужно знать работодателю в 2020 году
Вопрос:
Расскажите о введении электронных трудовых книжек. Что работодатель должен сделать в 2020 году в части подготовки к ведению электронных трудовых книжек?
Ответ:
До 31.12.2020 трудовые книжки будут вестись на бумаге на всех работников (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).
При этом работодатель также должен одновременно передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. С 01.01.2021 трудовые книжки будут вестись:
- на бумаге: работодателю необходимо будет получить, а работнику подать до 31.12.2020 заявление с просьбой продолжать вести его трудовую книжку на бумаге;
При этом работодатель также должен одновременно передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД;
- в электронной форме: для работников, впервые трудоустраивающихся после 01.01.2021, а также для тех работников, которые подадут заявление до 31.12.2020 с просьбой о ведении трудовой книжки в электронной форме.
В течение 2020 года работодатель должен:
1) продолжать принимать сотрудников на работу и вести на них трудовые книжки на бумаге;
2) принять, изменить локальные акты (ПВТР, инструкцию по ведению личных дел (при ее наличии) и т. д.), в том числе коллективный договор (при его наличии), в связи с изменением законодательства РФ;
3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;
4) уведомить до 30.06.2020 письменно каждого работника:
– об изменениях в трудовом законодательстве;
– о праве выбора способа ведения трудовой книжки, т. е. о необходимости подать заявление, в котором указать, в каком виде работник желает, чтобы велась его трудовая книжка: на бумаге или в электронном виде;
5) получить до 31.12.2020 от каждого работника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Форма ведения трудовой книжки, которую выберет работник, сохранится и у последующих работодателей.
Работник, который изначально выбрал способ ведения трудовой книжки на бумаге, впоследствии имеет право подать новое заявление о ведении его трудовой книжки в электронной форме.
Работник, который изначально выбрал способ ведения электронной трудовой книжки, впоследствии не сможет изменить своего решения и попросить вести его трудовую книжку на бумаге. Внимание! Лица, не имевшие возможности по 31.12.2020 (включительно) подать работодателю заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, вправе сделать это в любое время (т. е. в том числе и после 01.01.2021), подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление (п. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). К таким лицам, в частности, относятся:
– работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за которыми в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения, простоя и т. д.;
– лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие письменных заявлений.
Необходимо помнить, что по общему правилу, если работник не подал заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести на него трудовую книжку на бумаге, за исключением работников, которые впервые трудоустраиваются после 01.01.2021;
6) передавать сведения в ПФР: – о трудовой деятельности всех работников по форме, утвержденной ПФР, независимо от того, будет вестись трудовая книжка на работника на бумаге или в электронной форме.
Форма электронной трудовой книжки (форма СЗВ-ТД) утверждена Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД утвержден Приложением № 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Сроки подачи сведений в ПФР указаны в п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в Приложении № 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. – о той просьбе, которую выразил работник по вопросу формы ведения трудовой книжки, т. е. работодатель должен передать в ПФР информацию из заявления работника о способе ведения его трудовой книжки.
7) выдать до 31.12.2020 трудовые книжки на руки тем сотрудникам, которые пожелают, чтобы на них велись электронные трудовые книжки.
При выдаче трудовой книжки на руки сотруднику в нее вносится запись следующего содержания, например, «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Именно из данной записи в том числе последующий работодатель будет знать, в какой форме вести на сотрудника трудовую книжку. Иными словами, если при приеме на работу сотрудник предъявляет трудовую книжку работодателю и в ней нет вышеуказанной записи, то работодатель должен вести на сотрудника трудовую книжку на бумаге, за исключением работников, которые впервые трудоустраиваются после 01.01.2021.
Если вышеуказанная запись в предъявляемой трудовой книжке есть, то работодатель должен будет вести трудовую книжку работника в электронной форме.
Обратите внимание, что в ПФР также будет содержаться информация о том, какой способ ведения трудовой книжки выбрал тот или иной работник.
Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 66.1 Трудового кодекса РФ) несколькими способами. Вариант 1. У работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя): – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Сведения предоставляются:
– в период работы – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.
Вариант 2. В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Вариант 3. В Пенсионном фонде РФ: – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Вариант 4. Через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обратите внимание! О предоставлении сведений о трудовой деятельности в ПФР в 2020 году см. п. 2.4, п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
