Планируется провести эксперимент по ведению кадровых документов в электронном виде

Правительством РФ на рассмотрение в Государственную Думу РФ представлен законопроект "О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками". Рекомендуем ознакомиться с данной новостью работодателям, которые заинтересованы в переводе кадрового документооборота в организации в электронный формат. Предполагается, что в ходе эксперимента будут вестись в электронном виде те кадровые документы, в отношении которых предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под подпись, без дублирования на бумажном носителе (трудовые договоры, приказы, учет рабочего времени, локальные нормативные акты и т.д.). Целью проведения эксперимента являются создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ. Порядок проведения эксперимента, порядок отбора работодателей для участия в эксперименте, а также перечень работодателей, участвующих в эксперименте, будут утверждены Минтрудом России. Эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки работников.

Планируется, что эксперимент будет проводиться с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Участие работодателей в нем будет добровольным. Ведение электронных кадровых документов будет осуществляться работодателем с использованием собственной информационной системы либо электронного сервиса информационно-аналитической системы "Общероссийская база вакансий "Работа в России". Со своей стороны, работодатели, участвующие в эксперименте, должны будут:

- установить виды кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

- определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

- с учетом мнения профсоюза принять или внести изменения в локальные нормативные акты, касающиеся проведения эксперимента, в том числе об использовании электронной подписи работодателем;

- создать информационную систему работодателя в целях ведения электронных документов и обеспечить ее функционирование.

Работодатели будут представлять электронные кадровые документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, либо копии указанных документов на бумажных носителях, заверенные надлежащим образом:

- по запросу трудовой инспекции при проведении проверок;

- по заявлению работника;

- в день прекращения трудового договора с работником.

В соответствии с законопроектом, расходы на ведение электронных кадровых документов будут возложены на работодателей, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника. При этом отсутствие у работника электронной подписи не сможет являться основанием для отказа в заключении трудового договора. Работники будут принимать участие в эксперименте добровольно и вправе будут отказаться от него. Вопросы, касающиеся проведения эксперимента, будет необходимо отразить в коллективном договоре и (или) трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Следует отметить, что в 2018 году Минтрудом России совместно с рядом организаций проводился аналогичный эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений (Приказ Минтруда России от 26.03.2018 г. N 194). Ознакомиться с полным текстом законопроекта N 859678-7 можно на официальном сайте Системы обеспечения законодательной деятельности https://sozd.duma.gov.ru/. Обратите внимание, что законопроект не подлежит применению и носит информационный характер.